士業事務所におけるウェブ営業情報の管理と簡易マニュアルの作成方法

一人事務所であれ、スタッフを雇用しての複数人事務所であれ、ウェブサイトの運用を事務所内部で進めていく場合、各種情報の管理や共有が求められます。

などと書き出しを大げさにしてしまいましたが、要はドメインはどの会社で取得して、その会社サービスの管理画面にログインするには、何というユーザー名で何というパスワーを使うことになっているのかなど、大事な情報を事務所内でしっかり把握しておこうという、それだけの話です。

ウェブ活用のための情報は、次第に累積してわかりにくくなる

士業事務所がウェブ営業を展開していく場合、最初はドメインとレンタルサーバーの情報だけ把握していれば何とかなるため(そして事務所開業直後は一人事務所であることも多いため)、なんとなくメモした紙が一枚だけでも事足ります。

ところが、ウェブサイトの数が増え、ソーシャルメディアやウェブ上のツール、クラウド等の活用まで絡んでくるようになると、それらの情報を一覧できるようにしておかなければ、何が何の情報だったのか、どのユーザー名やパスワードがどのサービスで使われているのか、よくわからなくなってきます。

また、一人事務所から複数人の事務所へ事務所の規模を拡大するときも、ウェブ営業に関する情報が整頓されていないと、新たなウェブ担当スタッフへの引き継ぎもスムーズにいきません。

(ウェブ担当スタッフを置く状況で生じがちな問題点については、ホームページ担当スタッフを置くメリットとデメリットをご参照ください)

ウェブの各種情報の管理

そこで、ウェブの各種情報は用紙に記入するなどして、引継ぎが生じたときにもわかりやすいように管理しておくと後日手間がかからずに済みます。

(ただし、一元化した情報を安全性の低い方法で管理してしまうと、ウェブ上で展開するすべてのコンテンツが脅威にさらされることになるのは、言うまでもありません)

以下、例としてWordファイルをダウンロード可能にしておきましたが、何のサービスをどのように活用していくのかは、士業事務所さんそれぞれによって異なると思います。参考程度でご確認ください。

このファイルには欄を設けていませんが、ドメインやレンタルサーバーの更新期限は、別途手帳やカレンダーを利用してわかりやすいよう管理しておくほうが安心です。(特にドメインは、期限切れを起こすと復旧が大変困難となる場合もあります)

簡単なマニュアルの整備

ウェブサイトのログイン方法や記事・各種コンテンツの追加方法などは、簡単なマニュアルを作っておくほうが日々の情報共有や後々の引継ぎにおいてスムーズです。

マニュアル作成というと結構手間がかかる印象を抱かれるかもしれませんが、以下の方法であれば、かなり楽に、かつコストもかからず、おそらく誰でも拒絶反応なく、作ることができます。(Windowsの場合の手順です)

 1.Snippingツールで作業中の画像を切り出す

まず、作業中の画面(の一部)を切り出しやすいように、ソフトを準備します。といっても、Windows8ならアプリのアクセサリ欄にSnipping Toolというソフトがありますので、新たに購入する必要はありません(Windows7も、アクセサリの中にあります)。

Snipping Tool

これを右クリックして「タスクバーにピン留めする」を選択します。

snipping tool

これで、デスクトップ下部(画面一番下)に必ずSnipping Toolが並ぶようになるので、どんなソフトを使っているときでも画面を切り出しやすくなりました。

snipping toolのピン留め

後は、日常的に活用しているウェブ上のサービスやシステムごとに、ログイン画面や使用画面を切り出して画像保存します。

画面上で保存したい箇所が生じたら、Snipping Toolをクリックします。すると下のようなウインドウが開きますので、「新規作成」ボタンをクリックします。

画面が半透明に白くなり、切り出したい部分の指定を求められますから、その部分をマウスのボタンを押しながら指定してあげます。

マウスのボタンから手を離すと、その部分を画像として保存できるようになりますので、フロッピーディスク(懐かしい)のアイコンをクリックして、適当な名前を付けて保存します。

まずは、このSnipping Toolで切り出しながら、1.png、2.pngなど簡単な名前で作業の順番がわかるように、どんどん画像を切り出してしまいます。

2.Wordに放り込みながら注釈を付ける

そして切り出しが完了したら、Wordを開いてそれらの画像をマウスで放り込みながら、画像下に注意書きをちょっと追加していってあげれば完了です。

この方法で画像付きの簡易マニュアルを随時作っていけば、事務所内でウェブ担当スタッフが交代するときでも、操作方法の説明などの余計な手間や作業の迷いを減らせます。

上記ではSnipping Toolのピン留め方法を含めて紹介しているため手順が多く感じますが、実際は

  1. 切り出しが必要な画面が表示されているときにSnipping Toolボタンを押して切り出し保存
  2. Wordファイルなどへどんどん配置する(マウスでドラッグ&ドロップで引っつかんで放り込むだけ)

以上2手順なので、それほど面倒は感じないはずです。

複数人がウェブ担当者となりうる士業事務所さんにおいては、まずこの簡単なマニュアル作成方法自体をマニュアル化しつつ、スタッフ間で情報共有を図るのはいかがてしょうか。

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営業用ウェブサイトの制作や集客・活用のコンサルティングに10年超携わっています。 クライアントさんは主に行政書士、社労士、司法書士、税理士、弁護士等の士業事務所さんで、士業サイトの制作実績は現在約500サイト。

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