複数の資格者で運営する士業事務所さんや、スタッフさんを複数人雇用する士業事務所さんにおいては、誰か1人をウェブサイト（ホームページ）の担当者として、その人に更新や運用を任せるというケースも多いです。
ウェブサイトの更新や運用を担当制にすると、士業事務所にはどのようなメリット・デメリットが考えられるでしょうか。
士業事務所にウェブサイト担当者を配置するメリット
事務所内でウェブサイトの担当を決めるメリットは、まず内製化によるコスト削減です。
何らかの更新や変更があるたび、外部のウェブサイト制作業者等に業務を発注しなくてもよいため、ウェブサイト自体を維持・更新するためのコストを抑制することができます。
また、事務所内にウェブサイトの運用情報やノウハウを蓄積できるため、より士業事務所にマッチした戦略を練り、次の一手を打つなどのアクションが起こしやすくなるメリットもあります。
士業事務所にウェブサイト担当者を配置するデメリット
では逆に、ウェブサイトの担当を決めることで生じるデメリットは、どのようなものが考えられるでしょうか。
実際の運営上、生じやすいデメリットには、たとえば以下のようなものがあります。
担当者の実務とウェブサイトとの関係
まず、ウェブサイトを担当する士業（またはスタッフ）さんが、本来業務である実務に時間を割かなければならないことによる、ウェブサイト運用時間の捻出不足、あるいはスタッフ間に生じる不公平が考えられます。
日常業務が多忙な中、単にパソコンに一番詳しいからとか、一番若いからという安易な理由でウェブサイトの担当者に指名されたスタッフは、ウェブサイトの運用に割く時間を残業や休日出勤というかたちで捻出せざるを得なくなりがちです。
ところが通常、事務所経営者は残業や休日出勤をしてまでウェブサイトの運用時間に充てることは想定していません。なぜなら、コストをかけずウェブサイトを運用できるよう内製化しようと試みているからです。
その結果、担当者のみが通常業務時間内でウェブサイトの運用まで行わなければならなくなり、サービス残業的な状況に陥りやすく、負担感や不公平感を抱いてしまうことになります。
担当者がウェブサイトの運用に興味があるならまだよいのですが、前述のように「パソコンに詳しいから」とか「若いから」という理由だけで指名されたとしたら、そもそもやる気がない状態からのスタートです。
場合によっては、士業事務所本来の仕事に追われ、ウェブに関する作業は何も進まない状況に陥る可能性もあります。
マニュアルの整備と担当者の引き継ぎ
次に、担当スタッフを配置するメリットで挙げた事務所内部への運用ノウハウの蓄積等ですが、これはマニュアルや資料として誰が見てもわかるようにまとめることを前提とするため、思った以上に時間がかかります。
また担当制度を採用するということは、その担当者さんが何らかの理由で退職してしまう事態に備える意味でも、マニュアルや資料の充実が欠かせません。
近年はウェブサイトやアクセス解析ツールだけでなく、SNSのアカウントやオンライン相談に使うサービスなど、様々な種類のユーザーIDやログイン情報を控えておくことが求められますから、この作業にも意外と手間を取られることになります。
そして現在は、この引き継ぎがさらに難しくなりました。理由は2つあります。
1つは、ログインに2段階認証を設定しているサービスが増えたことです。IDとパスワードを控えてあっても、認証用の番号が担当者個人のスマートフォンにしか届かない状態では、退職後に事務所側が入れなくなります。
もう1つは、担当者個人のアカウントで各サービスを登録してしまっているケースです。Googleアナリティクスもビジネスプロフィールも、個人のGoogleアカウントで作成して、そのまま運用されていることが少なくありません。
いずれも、担当者が在籍しているうちであれば簡単に対処できます。問題が表面化するのは、たいてい対処できなくなってからです。
引き継ぎで最低限残しておくもの
マニュアルを完璧に整えるのは、現実的には難しいと思います。そこで、これだけは残しておきたいという項目を挙げておきます。
- ドメインとサーバーの契約先、契約者名義、更新時期……ここが分からなくなると、ウェブサイトそのものが消えます
- 各サービスのアカウントが、誰の名義で作られているか……事務所のアカウントか、担当者個人のアカウントかを明記します
- 2段階認証の設定状況と、認証先
- 制作を依頼した会社の連絡先
- 更新の手順（画面の名前と、どこを押すか程度で構いません）
このうち上の3つは、担当者が辞めた瞬間に事務所が困るものです。昨今はAIを活用して情報を一元管理する方法もありますが、紙1枚にまとめて、代表者が保管しておくだけでも状況はまったく違ってきます。
なお、アカウントは可能な限り事務所名義で作成し、担当者にはそこへ招待する形で権限を与えるのが本来の姿です。既に個人名義で運用している場合は、担当者が在籍しているうちに移行しておいてください。
生成AIの登場で、担当者に求めるものが変わった
この記事を最初に公開した2014年当時と比べて、ウェブサイトの更新作業そのものは、だいぶ楽になりました。
文章の下書きを作る、長い文を分かりやすく整理する、見出しの構成を考える。こうした作業は、生成AIを使えば短時間で形になります。パソコンの操作に詳しくないスタッフさんでも、以前より作業のハードルは下がっています。
ところが、ここに落とし穴が生まれつつあります。
AIが書ける内容は、どこにでも書いてある一般論です。そして、そうした記事は現在、読まれる機会そのものが減っています。検索結果の上部にAIによる要約が表示され、一般的な説明はその場で解決してしまうためです。
つまり、作業は楽になったが、その作業だけでは成果が出なくなったともいえそうです。
では、どうするべきでしょうか。結局、重要なのは実務を持っている人にしか書けない情報ということになりそうです。
- 手引きには書かれていないが、実際にはここでつまずく人が多いという箇所
- 案内されている標準処理期間と、実感としての期間の差
- 役所や地域によって運用が違うところ
- この条件の人は、そもそも別の手続きを検討したほうがよいという判断
これらは、事務を担当しているスタッフさんにはなかなか書けないのではないでしょうか。「パソコンに詳しい人」に任せるという発想だけでは、成果の出るウェブサイトにならない時代になったといえます。
1人に全部を任せず、役割を分ける
そこで、別の方法を検討してみるのもよいかもしれません。担当者に作業を一括で任せるのではなく、役割を分ける形です。
具体的には、次のような分担になります。
- 実務情報の提供（有資格者）……何を書くか、どの部分が実務上のポイントかを口頭やメモで出す
- 文章化と入稿（担当スタッフ）……提供された材料を文章にまとめ、ウェブサイトへ掲載する
- 内容の確認（有資格者）……公開前に事実関係をチェックする
- 方針と時間の決裁（代表者）……どこに時間を割くか、外注するかを判断する
この形にすると、有資格者の負担は「材料を出す」と「確認する」の2点だけになります。記事を1本書き上げるのに比べれば、はるかに現実的です。
材料を出す作業も、まとまった時間を取る必要はありません。相談で同じ質問を3人目から受けたとき、役所で手引きにない対応を求められたとき、その場でメモを取っておく。それを担当スタッフへ渡す。
担当者を1人決めて丸投げする方式が失敗しやすいのは、生きた材料が供給されないからというのも大きいでしょう。パソコンの前に座っていても、書くべき中身はなかなか出てきません。
士業の事務所にウェブサイト担当者を置くなら
上記をまとめると、担当スタッフ制による内製化、事務所内でのウェブサイト運用のノウハウ蓄積というメリットを享受するためには、
- 本来の業務以外にウェブサイトを運用・管理する時間を割り当てられるか
- ウェブサイトの運用に興味とやる気のあるスタッフがいるか
- マニュアルや資料（アナログでもデジタルでも）の整備に時間と手間を割くことができるか
- 有資格者が、書くべき材料を継続的に出せるか
通常、上のような環境の整備を要します。従って、実務に携わるスタッフさんの中から担当者を指名する場合、コスト削減というメリットはなかなか享受することが難しいでしょう。
これらを事務所の代表者または事務所内で時間割当やコストの決裁権のある人が認識し、担当した1人のスタッフのみすべて負担を負わないよう、フォローしてあげる必要もあるでしょう。
たとえば定時の打ち合わせの際、できる範囲で情報や進捗状況を共有し、スタッフさん全員がウェブサイトを活用するという意識を持てるよう、事務所内での調整が求められることになります。
担当者を置かないという選択もある
最後に、別の方向について触れておきます。
上の条件が揃わないのであれば、担当者を置かず、部分的に外注するという判断も十分に合理的です。
すべてを外注する必要はありません。次のような分け方が考えられます。
- 記事の材料は有資格者が出し、文章化と掲載は外部に任せる
- お知らせの更新だけ内製で行い、構造に関わる修正は外部に任せる
- 年に一度、既存ページの見直しだけを外部に依頼する
無理に担当者を立てた結果、その人が退職して何も分からなくなるという事態は、実際によく起こります。
数年後に「誰も触れないウェブサイト」が残るくらいであれば、最初から外部と組んでおくほうが、結果として費用も手間も少なく済みます。
大事なのは内製か外注かではなく、ウェブサイトが継続して手入れされる状態を作れるかどうかです。事務所の人員構成に合わせて、無理のない形を選んでください。
