- 「最近、特に海外からの迷惑メールが増えた」
- 「業者からの営業メールが多数届くので重要なメールが埋もれてしまう」
- 「こちらから送ったはずのメールが、相手に届いていなかった」
いつの間にかメールボックスが迷惑メールであふれている状況は困ったものです。最近は公共事業や税金、宅配業者、大手通販にとどまらず、自分の事務所からの迷惑メールまで届くなど、何が本当のメールなのか判断しにくい状況が続いています。事務所からそれによってクライアントのメールに気づかず、連絡を失念してしまっては事務所の信頼が揺らぐ怖さも。
そしてここ数年、士業事務所さんからのご相談で急増しているのが、3つめの「送ったメールが相手に届かない」というトラブルです。相手のメールボックスの迷惑メールフォルダに入ってしまったり、そもそも受信サーバーに拒否されてしまうケースが目立って増えました。
迷惑メールの問題は、「受け取らないための対策」と「自分のメールを迷惑メール扱いさせないための対策」の2つに分けて考えると整理しやすくなります。以下、順にご紹介します。
【受け取る側】迷惑メールの標的にならないための対策
まずは、事務所のメールボックスに届く迷惑メールを減らすための対策からです。
1．ホームページに直接メールアドレスを記載しない
士業事務所のホームページ（ウェブサイト）では、事務所案内ページなどにメールアドレスをそのまま記載しているケースをよく目にします。
これ、実はメールアドレス収集ボットに迷惑メールの送信先として持ち帰られてしまい、しばらく経過してからジワジワと、その後は毎日のように迷惑メールが送信されてくる原因になりやすいです。
一度収集されリスト化されてしまうと、その後にウェブサイトの記載を慌てて消しても時すでに遅し。迷惑メールを減らすことはできなくなってしまいます。
そのため、ウェブサイトに直接メールアドレスを（文字データとして）記載しないというのが、迷惑メール対策としては大前提になります。連絡手段は、お問い合わせフォームと電話番号を主役にしておきましょう。
なお以前は、どうしても掲載したい場合の工夫として「メールアドレスを画像にして貼り付ける」方法をご案内していましたが、現在はこの方法をおすすめしていません。
理由は3つあります。
- スマートフォンから見た訪問者がコピーできず、手で打ち直す手間を強いてしまう
- 音声読み上げを使っている訪問者には、アドレスが存在しないのと同じになってしまう
- 画像認識の精度が上がり、迷惑メール対策としての効果自体が下がっている
連絡先を隠すことで訪問者の手間が増えてしまっては、本末転倒です。アドレスは載せず、そのぶんお問い合わせフォームを使いやすく、返信の目安までしっかり書いておくほうが、迷惑メール対策としても反応率の面でも有利です。
2．info@やadmin@のメールアドレスを使わない
また、事務所のコーポレートサイト用のドメインを兼用してメールアドレスを作ることも多いと思いますが、この際、事務所サイトのドメインがデータとして収集され、そのドメインにinfo@やadmin@を付けて自動的に（手当たり次第に）迷惑メールが送りつけられてくることがあります。
同様に、@より前の文字数が少ないメールアドレスに対しては、ランダムな文字の組み合わせで手当たり次第に迷惑メールが送信されてくる可能性が高まります。短いほど入力は楽ですが、あまりに短いと迷惑メールのターゲットになりやすいことは、メールアドレスを作る際に念頭に置いておくほうがよいでしょう。
ただし現在は、どんなアドレスを使っていても、ある程度の迷惑メールが届くことは避けられません。「一通も来ないようにする」ではなく「業務に使うアドレスを迷惑メールまみれにしない」という発想に切り替えるのが現実的です。
具体的には、次のような使い分けをしておくと、実務がだいぶ楽になります。
- クライアントとのやり取りに使う、事務所の本命アドレス
- ウェブサイトのお問い合わせフォームの受信用アドレス
- 各種サービスの登録や、名刺交換・セミナー等で広く配るアドレス
本命のアドレスを外に出す機会が少ないほど、日々の受信ボックスは静かになります。
3．安易にサービスの登録用アドレスとして使わない
何らかのサービスを利用する際に登録したメールアドレスが流出してしまうのか（あるいは利用規約などが緩く第三者に提供されてしまうのか）、後日に迷惑メールが届き始めることもあります。
士業事務所の総合的な窓口として利用するメールアドレスは、安易にサービス利用時の登録用アドレスとして使わないほうが無難です。
このとき便利なのが、多くのメールサービスに用意されている「エイリアス」の仕組みです。ここで詳細には触れませんが、本命のアドレスとは別の名前のアドレスを追加で作り、受信は同じ画面でまとめて行えます。どのサービスに登録したアドレスから迷惑メールが来ているかも判別しやすくなるので、あとから遮断する判断もしやすくなります。
4．フォームからの迷惑メールにはreCAPTCHAなどの仕組みを導入する
ウェブサイトに配置したお問い合わせフォームから迷惑メールが自動的に送られてくるという場合は、Googleの提供するreCAPTCHAという仕組みを導入することで、自動送信と思しきメールをフィルターにかけてカットしてくれるので、不要なメールのほとんどをシャットアウトできる可能性があります。
reCAPTCHAには、画像を選ばせるタイプと、訪問者に何も操作させず裏側で判定するタイプがあります。士業事務所のウェブサイトでは、相談しようとしている人に余計な操作を求めない後者のタイプ（v3）を選ぶほうが、問い合わせの取りこぼしが起こりにくいです。
Cloudflare Turnstileのように、同様の判定を行う別の仕組みもあります。どれを使うにせよ、導入後は必ず自分でお問い合わせフォームからテスト送信して、ちゃんと届くことを確認してください。迷惑メールを止めるつもりが、本物の相談まで止めてしまっていた、という事故がいちばん怖いところです。
【注意】最近は「相談を装った営業メール」が増えています
ここ数年で大きく変わったのが、フォームから届く営業メールの質です。以前は日本語が不自然ですぐ判別できたのですが、現在は相談内容を装った、ぱっと見では見分けのつかない文面が届くようになりました。
士業事務所さんに多いのは、次のようなパターンです。
- 「御社のホームページを拝見しました」から始まる、SEO・広告・システムの営業
- 相談者を装いつつ、外部サイトのURLを開かせようとするもの
- 海外からの、業務内容と全く噛み合わない依頼相談
仕組みで完全に止めることは難しいため、「URLは安易に開かない」「添付ファイルは開かない」という運用ルールを、スタッフさんも含めて共有しておくことが現実的な対策になります。
【送る側】自分のメールを迷惑メール扱いさせないための対策
ここからが、近年とても重要になってきた部分です。
2024年2月以降、GmailやOutlookなど主要なメールサービスが、受信するメールの審査を大きく厳しくしました。送信元が「本当にそのドメインの持ち主から送られたメールなのか」を確認できないメールは、迷惑メールフォルダ行きや受信拒否の対象になります。
つまり、事務所側が何も悪いことをしていなくても、設定がされていないというだけで、相談者や依頼者にメールが届かなくなる時代になったということです。
5．送信ドメイン認証（SPF・DKIM・DMARC）を設定する
難しそうな名前が並びますが、役割は単純です。
- SPF……このドメインのメールは、このサーバーから送りますという宣言
- DKIM……メールに電子署名を付け、途中で差し替えられていないことを示す仕組み
- DMARC……上の2つの確認に失敗したメールをどう扱ってほしいか、受信側に伝えるルール
メールマガジンのような大量配信を行っていない士業事務所さんでも、現在ではSPFかDKIMのどちらかは必須と考えてください。DMARCも、まずは「失敗しても受信側の判断に任せる」という緩い設定から始めておくのが定石です。
設定自体は、レンタルサーバーの管理画面やドメイン管理会社の画面から行います。多くのサーバー会社では、SPFとDKIMはボタン1つで有効にできるようになっていますので、まずは事務所で使っているサーバーの管理画面を開いて、この2つが「有効」になっているか確認してみてください。
Google Workspaceなど外部のサービスで独自ドメインのメールを運用している場合は、そのサービス側の手順に従って設定します。
6．「フォームからの自動返信が届かない」問題に注意する
士業事務所さんで実際によく起きているのが、こちらのトラブルです。
お問い合わせフォームには、送信してくれた方へ自動で返信を送る機能を付けているケースが多いと思います。ところが、この自動返信メールの送信元アドレスを、相談者が入力したアドレスのまま送る設定になっていると、受信側からは「他人になりすまして送られたメール」に見えてしまいます。
その結果、自動返信が相手に届かない、あるいは事務所への通知メールが自分の迷惑メールフォルダに入り続けるという事態が起こります。相談があったこと自体に気づけないわけですから、これはかなりの痛手です。
対策はシンプルで、
- 自動返信の送信元アドレスは、必ず事務所のドメインのアドレスにする
- 相談者のアドレスは、返信先（Reply-To）の欄に設定する
という形に直します。これだけで、届かない問題の多くが解消します。
WordPressを活用している士業さんは、Contact Form 7などのフォームの設定画面からこれらの仕組みを反映できます。
7．ウェブサイトのドメインとメールのドメインをそろえる
事務所のウェブサイトは独自ドメインなのに、連絡に使うメールアドレスは無料のフリーメールのまま、というケースも見受けられます。
フリーメールが悪いわけではありませんが、士業事務所として依頼を受ける以上、ウェブサイトと同じドメインのメールアドレスを使うほうが、相談者に与える安心感が違います。到達率の面でも、自分のドメインで認証を整えられるぶん有利です。
まずは、この3つを確認してみてください
最後に、いますぐ確認できるチェックポイントをまとめておきます。
- ウェブサイトの各ページに、メールアドレスが文字のまま載っていないか
- サーバーの管理画面で、SPFとDKIMが有効になっているか
- お問い合わせフォームからテスト送信して、事務所への通知と自動返信の両方が迷惑メールフォルダに入らず届くか
特に3つめは、半年に一度くらいのペースで定期的に確認しておくことを強くおすすめします。フォームの不具合やサーバー側の仕様変更で、ある日を境に相談が届かなくなっていた、というケースは決して珍しくありません。
「アクセスはあるのに、問い合わせが来ないんだよなぁ」というウェブサイトの原因が、実はメールがどこかで消えていたからだった。そんなことが起こらないよう、この機会に一度、事務所のメールまわりを点検してみてはいかがでしょうか。
