士業の事務所にホームページ担当スタッフを置くメリットとデメリット

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複数の資格者で運営する士業事務所や、事務員(スタッフ)を複数人雇用する士業事務所においては、誰か1人をウェブサイト(ホームページ)の担当者として、その人に更新や運用を任せるというケースも多いかと思います。

ウェブサイトの更新や運用を担当制にする場合、どのようなメリット・デメリットが考えられるでしょうか。

士業事務所にウェブサイト担当者を配置するメリット

事務所内でウェブサイトの担当を決めるメリットは、まず内製化によるコスト削減です。何らかの更新や変更があるたび、外部のウェブサイト制作業者等に業務を発注しなくてもよいため、ウェブサイト自体を維持・更新するためのコストがほとんどかからずに済むことになります。

また、事務所内にウェブサイトの運用情報やノウハウを蓄積できるため、より士業事務所にマッチした戦略を練り、次の一手を打つなどのアクションが起こしやすくなるメリットもありますね。

士業事務所にウェブサイト担当者を配置するデメリット

では逆に、ウェブサイトの担当を決めることで生じるデメリットは、どのようなものが考えられるでしょうか。

実際の運営上、生じやすいデメリットには、たとえば以下のようなものがあります。

担当者の実務とウェブサイトとの関係

まず、ウェブサイトを担当する士業(またはスタッフ)が、本来業務である実務に時間を割かなければならないことによる、ウェブサイト運用時間の捻出不足、あるいはスタッフ間に生じる不公平感です。

日常業務が多忙な中、たとえばパソコンに一番詳しいからとか、一番若いからという理由でウェブサイトの担当者に指名されたスタッフは、ウェブサイトの運用に割く時間を残業や休日出勤というかたちで捻出せざるを得なくなります。

ところが通常、事務所経営者は残業や休日出勤をしてまでウェブサイトの運用時間に充てることは想定していません。(なぜなら、コストをかけずウェブサイトを運用できるよう内製化しようと試みているからです)

その結果、担当者のみが通常業務時間内でウェブサイトの運用までも行わなければならなくなり、サービス残業的な状況に陥りやすく、負担感や不公平感を抱いてしまうことになります。

担当者がウェブサイトの運用に興味があるならまだよいのですが、前述のように「パソコンに詳しいから」とか「若いから」という理由だけで指名されたとしたら、そもそもやる気がない状態からスタートしますから、このデメリットはより顕著に現れることになるでしょう。

マニュアルの整備と担当者の引き継ぎ

次に、担当スタッフを配置するメリットで挙げた事務所内部への運用ノウハウの蓄積等ですが、これはマニュアルや資料として誰が見てもわかるようにまとめることを前提とするため、思った以上に時間がかかるデメリットとなりえます。

また、担当制度を採用するということは、その担当者が何らかの理由で退職してしまう事態に備える意味でも、マニュアルや資料の充実が欠かせません。

近年はウェブサイトやアクセス解析ツールだけでなく、FacebookページやTwitter等のソーシャルなサービスを含めて、様々な種類のユーザーIDやログイン情報を控えておくことが求められますから、この作業にも意外と手間を取られることになるでしょう。

 士業の事務所にウェブサイト担当者を置くなら

上記をまとめると、担当スタッフ制による内製化、事務所内でのウェブサイト運用のノウハウ蓄積というメリットを享受するためには、

  • 本来の業務以外にウェブサイトを運用・管理する時間を割り当てられるか
  • ウェブサイトの運用に興味とやる気のあるスタッフがいるか
  • マニュアルや資料の整備に時間と手間を割くことができるか

少なくとも以上のような環境の整備を要します。(従って、実務に携わるスタッフから担当者を指名する場合には、コスト削減というメリットは、なかなか享受することが難しいことになります。)

そしてこれらを事務所代表者、または事務所内で時間割当やコストの決裁権のある人が認識し、担当した1人のスタッフのみすべて負担を負わないようフォローしてあげることが大切です。

たとえば定時の打ち合わせの際などに、共有できる範囲で情報や進捗状況を共有し、スタッフ全員がウェブサイトを活用するという意識を持てるよう、事務所内での調整が求められることになります。

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営業用ウェブサイトの制作や集客・活用のコンサルティングに10年超携わっています。 クライアントさんは主に行政書士、社労士、司法書士、税理士、弁護士等の士業事務所さんで、士業サイトの制作実績は現在約500サイト。

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