どのくらいで返信があるのか、お問い合わせフォームに目安を書いておくことで相談者の不安を解消する

士業事務所でウェブサイトを改善していくとき、訪問者の不安解消を徹底していくと、それだけでかなりの反応率向上につながる可能性があることについては、前回の記事で紹介しました。

今回はウェブサイトの不安解消と関連する話題で、より細かな部分、具体的にはお問い合わせフォーム周りについての不安解消要素について。

不安解消、ほんと馬鹿になりません。1つ1つの改善点は小さく、たとえ短期には売上1パーセント以下の変化にしか結びつかないとしても、コンスタントに解消を続けていけばウェブサイト全体の接客・応対力が上がります。サイト上での接客が向上すれば、中期的、長期的には競合事務所のウェブサイトと相当の差をつけることができます。

ウェブサイトをパンフレット代わりに置いておくだけでいいなら別ですが、そこから受任してもらうためには、リアル同様に訪問者に対する接客・応対・フォローが非常に重要になってきます。

そして、ウェブサイトからアクションが有るのか無いのか、受任に繋がるのか繋がらないのか、最後の分岐点になるのがお問い合わせフォーム周り(と電話バナー周り)です。

お問い合わせフォーム周辺を再確認しよう

電話だけでなく、ウェブサイトからメールでの問い合わせも日々受け付けている士業さんであれば、お問い合わせフォーム周りで訪問者をフォローして不安解消を図ることで、ウェブサイトの反応率向上・受任率向上に繋がることも多いです。

メールアドレスを入力してもらうとき「勝手に迷惑メールを送ったりしないよ」といった注意書きを書いてあげたり、電話番号を入力してもらうなら「後日営業の電話などは一切ありません」と書いてあげるのも、不安解消につながります。

それとは別に、返信が届くまでどのくらいかかるのかという期間についても、書いて予告しておくと訪問者の不安解消に役立ちます

「とりあえずここに相談してみよう」とアクションした保留の状態

士業事務所でもウェブサイトが当たり前に活用されるようになって久しい昨今、お問い合わせフォームからメールを送信してくれた訪問者は、競合するウェブサイトの中から「とりあえずここに相談してみよう」と、あなたの事務所にメールを送信した状態になっています。

つまり相談が確定的ではなく、いつ別の事務所に相談しなおすか、かなり流動的な状態です。

この状態でしばらく士業さんからの返信が届かないと、

「いつまでも返事が来ないな、大丈夫かな」

「もしかして、別のサイトから相談したほうがよかったかな」

「個人情報だけ取られてしまったのではないだろうか?」

「この事務所、ほんとに活動してるのだろうか?」

といった不安がモヤモヤと訪問者に生じてしまいます。

そのため、お問い合わせフォームから送信してもらうなら、どのくらいの期間で返信があるのか、目安をフォームの周囲に書いておくことで訪問者の不安解消を行う必要性が高いわけです。

どのくらいの期間で返信が届くかの目安を記載する

たとえば、士業事務所さんのウェブサイトでは「原則、24時間以内に返信しています」とか「返信は1営業日以内に行っています」などと書くことが多いです。

ただし、営業日という概念はよくわかっていない人も多く、1日以内と勘違いしてしまうこともよくあります。また、仮に1営業日という概念について正しく認識できる訪問者であっても、メールをフォームから送信した後は勝手に「1日以内に返信が来る」と置き換わってしまう危険もあります。

1営業日とか2営業日などの表記を行う場合は、念のため、小さく注意書きで例(「金曜日に送信いただいた場合、返信は1営業日後の月曜日になります」など)を記載しておくことで、より訪問者のフォローに繋げるほうが無難です。

もし、24時間以内とか1営業日以内の返信が難しいようであれば、「返信には数日お時間を頂く場合がございます。お急ぎの方は、お電話にてお問い合わせください」など記載して、急ぎ客を電話に誘導してしまう記載を用意するほうがよいでしょう。

メールじゃなくて電話に誘導できないか提案してみる

そして士業さんの業務内容によっては、そもそもメールではなく電話相談なら話が早いのに、という場合も多いですよね。

であれば、お問い合わせフォームを配置したページでまずは「お電話でのご相談はこちら」など記載して、早々に電話へ誘導してしまうほうがスムーズです。

この点は以前に記事を公開しましたので、よろしければそちらをご参照ください。

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士業事務所のウェブ集客・活用のコンサルティングと営業用ウェブサイトの制作に12年超携わっています。 クライアントは主に行政書士、社労士、司法書士、税理士、弁護士等の士業事務所さんで、東北から関西まで幅広く対応中。 Twitter : https://twitter.com/WAMOFLOW

士業ホームページ制作に関するご依頼・ご相談

士業事務所様のホームページ制作に関するご依頼やご相談は、以下のメールフォームにて承っております。日本全国、出張での相談にも対応いたしますので、ご希望の方はその旨お伝えください(地域によっては交通費が別途かかります)

  • 24時間承っておりますが、返信に2営業日ほど頂く場合がございます。
  • 制作プランの内容や料金は、士業ホームページ制作プランをご参照ください。

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